Vedtægter

Vedtægter for Foreningen Haslev Innovationshus

Version 1.1 · udkast til stiftende generalforsamling Hjemsted: Faxe Kommune

Præambel

Præamblen udtrykker foreningens værdigrundlag. Den har ikke selvstændig retsvirkning, jf. § 16.

Hvorfor dette hus findes

Der ligger noget i stykker i næsten hvert hjem i Haslev. En højttaler, der kun spiller i den ene side. En lampe med en løs ledning. En computer, der er blevet langsom. De fleste af os har lært, at den slags ikke kan repareres, og at vi ikke selv kan finde ud af det.

Begge dele er som regel forkert.

Denne forening bygger på den erfaring, vi har gjort os siden 2023: at når et menneske får en skruetrækker i hånden og en anden ved siden af sig, sker der to ting samtidig. Tingen bliver repareret. Og mennesket flytter sig — fra at være en, tingene sker for, til at være en, der kan noget.

Det gælder også for teknologier, der ser meget større ud end en højttaler. En kunstig intelligens er en maskine, der kan skilles ad og forstås, ligesom alt andet. Vi mener ikke, at borgere i en dansk provinsby skal nøjes med at være brugere af det, andre har bygget.

Hvad vi går ud fra

At folk kan mere, end de selv regner med, og at det sjældent kommer frem ved at få det at vide.

At det, man laver med hænderne, lærer man bedre end det, man får forklaret.

At et fællesskab holder, når det er sagt højt, hvad der gælder — også når det er ubelejligt.

At omstilling ikke er en holdning, man har, men noget man gør ved bestemte ting på bestemte dage.

Hvad vi lover hinanden

At der altid er en åben dør og en tid, hvor man kan komme uden at have et ærinde.

At ingen skal kunne se på vores regnskab og være i tvivl om, hvor pengene er gået hen.

At vi siger det højt, når noget mislykkes, og gør det til en del af det, vi lærer.

At vi ikke bygger et hus, der kun kan bæres af én person.

Om de maskiner, vi bruger

Vi bruger kunstig intelligens i dette hus, og vi lærer andre at bruge den. Vi bruger den til at få øje på det, vi selv overser, til at oversætte vores eget sprog til et, flere forstår, og til at stille os selv de spørgsmål, ingen andre gider stille.

Vi lader den ikke afgøre noget om mennesker. Ikke hvem der må være med, ikke hvem der skal ansættes, ikke hvem der har ret. De afgørelser skal træffes af nogen, der kan se den anden i øjnene bagefter, og som mister noget ved at tage fejl.

En maskine kan hjælpe os med at forestille os noget. Den kan ikke love noget.

Hvad vi ikke lover

At det lykkes. Vi ved ikke, om der er nok mennesker i Haslev til det her, og vi har sat os for at måle det ærligt frem for at tale os fra det. Hvis vi ikke kan vise, at folk kommer igen, holder vi op i stedet for at søge flere penge.

Det følgende er de regler, vi har givet os selv, for at ovenstående kan holde — også når det bliver svært, og også når det er os selv, det gælder.

§ 1 — Navn og hjemsted

Stk. 1. Foreningens navn er Haslev Innovationshus.

Stk. 2. Foreningens hjemsted er Faxe Kommune.

§ 2 — Formål

Stk. 1. Foreningen er almennyttig og har til formål at fremme lokal handleevne og omstilling gennem folkeoplysende, praktiske og udviklende aktiviteter inden for bæredygtig teknologi, reparation, digital dannelse og lokalt iværksætteri.

Stk. 2. Foreningen arbejder med udgangspunkt i det forpligtende fællesskab og med det formål at styrke deltagernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og deltage aktivt i samfundslivet. Foreningen lægger vægt på, at læring sker gennem konkret arbejde med virkelige opgaver.

Stk. 3. Foreningen virker gennem åbne værksteder, kurser, netværksdannelse og samarbejde med borgere, foreninger, uddannelsesinstitutioner, erhvervsliv og offentlige myndigheder.

Stk. 4. Foreningens aktiviteter er åbne for alle. Foreningen er partipolitisk og religiøst uafhængig.

Stk. 5. Bestyrelsen fastlægger og offentliggør omfanget af åben, uprogrammeret adgang til foreningens faciliteter, hvor deltagelse ikke forudsætter tilmelding, betaling eller registrering. Der redegøres for omfanget på den ordinære generalforsamling.

Stk. 6. Foreningen tilstræber at være tilgængelig for borgere i hele kommunen og kan afholde aktiviteter uden for hjemstedsbyen.

Stk. 7. Foreningen har ikke til formål at skabe overskud til fordeling. Et eventuelt overskud anvendes udelukkende til foreningens formål.

§ 3 — Medlemskab

Stk. 1. Som aktivt medlem kan optages enhver, der tilslutter sig foreningens formål.

Stk. 2. Virksomheder, foreninger og institutioner kan optages som erhvervsmedlemmer. Erhvervsmedlemmer har én stemme uanset bidragets størrelse.

Stk. 3. Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, der modarbejder foreningens formål eller groft tilsidesætter husets ordensregler. Eksklusionen kan af medlemmet indbringes for førstkommende generalforsamling.

Stk. 4. Bestyrelsen kan efter ansøgning nedsætte eller lade kontingent bortfalde for enkeltmedlemmer. Beslutningen er fortrolig og kræver ikke begrundelse over for øvrige medlemmer.

Stk. 5. Afgørelser om optagelse, eksklusion og kontingentnedsættelse træffes af mennesker og kan ikke baseres udelukkende på automatiseret behandling.

§ 4 — Kontingent

Kontingentsatser for hver medlemskategori fastsættes af generalforsamlingen for et år ad gangen.

§ 5 — Generalforsamling

Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april og indkaldes med mindst fire ugers varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne.

Stk. 3. Forslag fra medlemmer skal være bestyrelsen i hænde senest to uger før generalforsamlingen.

Stk. 4. Dagsordenen skal mindst indeholde:

1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse af revideret regnskab
4. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent
5. Redegørelse for åben, uprogrammeret adgang, jf. § 2 stk. 5
6. Redegørelse for samhandel med nærtstående, jf. § 8 stk. 4
7. Retningslinjer for lønnet arbejde, jf. § 9 stk. 2
8. Gennemgang af bestemmelsen om kunstig intelligens, jf. § 10 stk. 7
9. Evaluering og læring, jf. § 12 stk. 2
10. Indkomne forslag
11. Valg af bestyrelse, suppleanter og revisor
12. Eventuelt

Stk. 5. Stemmeret har medlemmer, der har været indmeldt i mindst 30 dage og ikke er i kontingentrestance. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Stk. 6. Beslutninger træffes ved simpelt flertal, jf. dog §§ 17 og 18.

§ 6 — Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen, eller når mindst 25 % af medlemmerne skriftligt fremsætter begrundet anmodning herom. Den afholdes senest seks uger efter anmodningens modtagelse og indkaldes med mindst to ugers varsel.

§ 7 — Bestyrelsen

Stk. 1. Foreningen ledes af en bestyrelse på 5–7 medlemmer valgt for to år ad gangen, således at halvdelen er på valg hvert år.

Stk. 2. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer.

Stk. 3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, herunder formand eller næstformand.

Stk. 4. Personer, der er nærtstående til hinanden, kan tilsammen højst udgøre en tredjedel af bestyrelsen.

Stk. 5. Der føres beslutningsreferat, som godkendes på næste møde og er tilgængeligt for medlemmerne.

Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Forretningsordenen offentliggøres og må ikke stride mod disse vedtægter.

Stk. 7. Kunstig intelligens kan ikke være medlem af bestyrelsen, kan ikke afgive stemme og kan ikke repræsentere foreningen.

§ 8 — Habilitet og samhandel med nærtstående

Stk. 1. Foreningen kan indgå aftaler om køb af varer og tjenesteydelser hos virksomheder, der ejes eller kontrolleres af et bestyrelsesmedlem eller en nærtstående hertil, når det tjener foreningens formål.

Stk. 2. Sådanne aftaler skal være skriftlige, indgået på markedsvilkår og dokumenteret ved mindst ét sammenligneligt tilbud fra tredjepart, medmindre det godtgøres, at dette ikke er muligt.

Stk. 3. Det berørte bestyrelsesmedlem skal oplyse om interessen forud for behandlingen, deltager ikke i forhandlingen og har ikke stemmeret i sagen. Dette føres til referat.

Stk. 4. Samtlige aftaler omfattet af denne bestemmelse opgøres samlet i en note til årsregnskabet og fremlægges særskilt på den ordinære generalforsamling.

Stk. 5. Overstiger den samlede årlige samhandel med nærtstående 25 % af foreningens udgifter, skal forholdet forelægges generalforsamlingen til særskilt godkendelse.

Stk. 6. Er et system, der er anvendt til at forberede en sag for bestyrelsen, konfigureret, trænet eller drevet af et bestyrelsesmedlem eller en nærtstående hertil, skal dette oplyses forud for sagens behandling på samme måde som en økonomisk interesse.

§ 9 — Frivilligt og lønnet arbejde

Stk. 1. Foreningens aktiviteter bæres af frivillige. Foreningen kan aflønne personer til opgaver, der kræver kontinuitet, fagligt ansvar eller tilstedeværelse ud over, hvad frivillighed med rimelighed kan bære.

Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger og offentliggør skriftlige retningslinjer for, hvilke opgavetyper der kan aflønnes. Retningslinjerne forelægges den ordinære generalforsamling.

Stk. 3. Lønnede medarbejdere kan ikke være medlem af bestyrelsen. En medarbejderrepræsentant kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret.

Stk. 4. Foreningen udbetaler skattefri godtgørelse til frivillige efter de til enhver tid gældende satser.

§ 10 — Anvendelse af kunstig intelligens

Stk. 1. Foreningen kan anvende systemer til kunstig intelligens som støtte til analyse, formidling, planlægning og organisatorisk sparring.

Stk. 2. Anvendelsen inddeles efter graden af systemets selvstændighed. Bestyrelsen fastlægger og offentliggør en klassifikation med mindst følgende niveauer: analyse og opslag; udarbejdelse af udkast til menneskelig godkendelse; udførelse af afgrænsede handlinger; samt selvstændig styring af sammenhængende processer.

Stk. 3. Anvendelse på de to øverste niveauer kræver forudgående beslutning i bestyrelsen med angivelse af formål, afgrænsning og navngiven ansvarlig. Selvstændig styring af sammenhængende processer kræver desuden generalforsamlingens mandat, som bortfalder efter tolv måneder, medmindre det fornys.

Stk. 4. Følgende afgørelser må hverken træffes eller forberedes af et system med selvstændighed ud over analyse og opslag: optagelse og eksklusion af medlemmer, fastsættelse eller nedsættelse af kontingent for enkeltmedlemmer, ansættelse, afskedigelse, opgavefordeling og vurdering af ansatte, dispositioner omfattet af § 8, samt forslag om vedtægtsændring eller opløsning.

Stk. 5. Det skal fremgå af materiale fremlagt for medlemmer, bestyrelse eller generalforsamling, når det helt eller delvis er udarbejdet med kunstig intelligens.

Stk. 6. Bestyrelsen fører en offentligt tilgængelig oversigt over de systemer, foreningen anvender, deres formål og deres niveau efter stk. 2.

Stk. 7. Denne bestemmelse gennemgås på hver ordinær generalforsamling, uanset om der er stillet forslag om ændring.

§ 11 — Ansvar

Stk. 1. Ansvaret for enhver beslutning truffet i foreningen påhviler de mennesker, der har truffet den. Anvendelse af tekniske hjælpemidler, herunder kunstig intelligens, ændrer ikke dette.

Stk. 2. Bestyrelsen er dataansvarlig for behandling af personoplysninger i systemer, foreningen anvender, uanset hvor systemerne afvikles, og uanset om de drives af tredjemand.

Stk. 3. Bestyrelsen sikrer, at personer, der anvender foreningens systemer på foreningens vegne, har tilstrækkelig indsigt i systemernes muligheder og begrænsninger.

§ 12 — Læring og evaluering

Stk. 1. Bestyrelsen sikrer, at foreningens aktiviteter evalueres mindst én gang årligt med inddragelse af deltagere og frivillige.

Stk. 2. Evalueringen omfatter, hvad der ikke er lykkedes, og hvad foreningen har lært af det. Resultatet fremlægges på den ordinære generalforsamling.

Stk. 3. Bestyrelsen fastlægger den anvendte evalueringsmetode og kan ændre den. Metoden offentliggøres.

§ 13 — Tegning og hæftelse

Stk. 1. Foreningen tegnes af formanden i forening med ét bestyrelsesmedlem. Ved dispositioner over 50.000 kr., optagelse af lån samt indgåelse af lejemål tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.

Stk. 2. Foreningen hæfter alene med sin formue. Medlemmer og bestyrelse hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser.

§ 14 — Regnskab og revision

Stk. 1. Regnskabsåret følger kalenderåret.

Stk. 2. Regnskabet revideres af en generalforsamlingsvalgt revisor. Modtager foreningen offentlige tilskud eller fondsmidler, der stiller krav herom, anvendes registreret eller statsautoriseret revisor.

Stk. 3. Der føres adskilt regnskab for projekttilskud med særskilte tilskudsvilkår.

§ 15 — Databeskyttelse

Foreningen behandler personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsen er dataansvarlig og fastlægger en skriftlig persondatapolitik.

§ 16 — Præamblens stilling

Foreningens præambel udtrykker foreningens værdigrundlag og indgår som fortolkningsbidrag ved anvendelsen af disse vedtægter. Præamblen skaber ikke selvstændige rettigheder eller forpligtelser for medlemmer, bestyrelse eller tredjemand. Ændring af præamblen sker efter reglerne i § 17.

§ 17 — Vedtægtsændringer

Ændring af disse vedtægter kræver, at mindst to tredjedele af de fremmødte stemmeberettigede stemmer for, på en generalforsamling hvor ændringsforslaget har fremgået af indkaldelsen.

§ 18 — Opløsning

Stk. 1. Opløsning af foreningen kræver to tredjedeles flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger afholdt med mindst fire ugers mellemrum.

Stk. 2. Ved opløsning tilfalder foreningens formue efter generalforsamlingens beslutning et eller flere almennyttige formål i Faxe Kommune, som ligger inden for rammerne af § 2. Formuen kan under ingen omstændigheder tilfalde medlemmer, bestyrelse eller nærtstående hertil.

Vedtaget på stiftende generalforsamling den [dato] i [sted].

Dirigent: ___ Referent: ___

Ikke juridisk rådgivning. Vedtægterne bør gennemgås af en person med foreningsretlig og skattemæssig erfaring inden vedtagelse, og Faxe Kommunes krav til godkendelse som folkeoplysende forening bør indhentes skriftligt.

Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen

Foreningen Haslev Innovationshus

Vedtaget af bestyrelsen den [dato] · version 1.0

§ 1 — Grundlag

Stk. 1. Denne forretningsorden er fastsat i medfør af vedtægternes § 7 stk. 6.

Stk. 2. Forretningsordenen må ikke stride mod vedtægterne. Ved uoverensstemmelse gælder vedtægterne.

Stk. 3. Forretningsordenen offentliggøres sammen med vedtægterne og kan ændres af bestyrelsen med simpelt flertal på et møde, hvor ændringen har fremgået af dagsordenen.

Foreningens fire dokumenter og deres rangorden:

Forretningsordenen regulerer bestyrelsens eget arbejde. Husordenen regulerer brugen af huset og retter sig mod medlemmer, frivillige og besøgende.

§ 2 — Konstituering og opgavefordeling

Stk. 1. Bestyrelsen konstituerer sig på det første møde efter den ordinære generalforsamling, senest fire uger efter.

Stk. 2. Ud over formand, næstformand og kasserer fordeler bestyrelsen ansvaret for følgende områder på navngivne medlemmer:

• Værksted, sikkerhed og udstyr
• Frivillige og bemanding
• Kommunikation og hjemmeside
• Fondsansøgninger og tilskudsopfølgning
• Systemer og databeskyttelse

Stk. 3. Et ansvarsområde kan varetages af et bestyrelsesmedlem sammen med frivillige uden for bestyrelsen.

Stk. 4. Ingen person kan varetage både kassererfunktionen og ansvaret for systemer og databeskyttelse.

§ 3 — Møder

Stk. 1. Bestyrelsen holder mindst seks ordinære møder om året. Mødeplan for et helt år vedtages ved konstitueringen.

Stk. 2. Formanden indkalder med mindst syv dages varsel med angivelse af dagsorden og med bilag vedhæftet.

Stk. 3. Ethvert bestyrelsesmedlem kan få et punkt på dagsordenen ved at meddele det til formanden senest fem dage før mødet.

Stk. 4. To bestyrelsesmedlemmer kan i forening kræve ekstraordinært møde afholdt inden for fjorten dage.

Stk. 5. Deltagelse kan ske ved fysisk fremmøde eller ved videoforbindelse. Deltagelse ved videoforbindelse ligestilles med fremmøde.

Stk. 6. Møder holdes så vidt muligt i foreningens egne lokaler og på tidspunkter, der gør det muligt for medlemmer med lønarbejde og omsorgsforpligtelser at deltage.

§ 4 — Beslutninger

Stk. 1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig efter vedtægternes § 7 stk. 3.

Stk. 2. Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende, dog ikke i sager omfattet af § 6 i denne forretningsorden.

Stk. 3. Et bestyrelsesmedlem kan forlange sin afvigende opfattelse tilført referatet.

Stk. 4. Beslutninger kan i hastende sager træffes skriftligt mellem møder, når samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft mulighed for at udtale sig, og ingen modsætter sig fremgangsmåden. Beslutningen forelægges til bekræftelse på næste møde.

Stk. 5. Skriftlig beslutningsprocedure kan ikke anvendes i sager omfattet af § 6 eller § 7 stk. 4 i denne forretningsorden.

§ 5 — Referat

Stk. 1. Der føres beslutningsreferat med angivelse af, hvad der er besluttet, og på hvilket grundlag.

Stk. 2. Referatet skal for hver beslutning oplyse, om der er anvendt kunstig intelligens i sagens forberedelse, og på hvilket niveau efter § 7.

Stk. 3. Udkast til referat udsendes senest syv dage efter mødet og godkendes på næste møde.

Stk. 4. Det godkendte referat gøres tilgængeligt for medlemmerne, jf. vedtægternes § 7 stk. 5. Punkter omfattet af § 11 i denne forretningsorden gengives i en form, der ikke røber fortrolige oplysninger, men beslutningens eksistens og karakter skal fremgå.

§ 6 — Habilitet

Stk. 1. Et bestyrelsesmedlem er inhabilt i sager, hvor vedkommende eller en nærtstående har en økonomisk eller personlig interesse i udfaldet.

Stk. 2. Inhabilitet oplyses ved dagsordenens godkendelse, inden sagen behandles. Ethvert bestyrelsesmedlem kan rejse spørgsmålet om et andet medlems habilitet.

Stk. 3. Bestyrelsen afgør spørgsmålet om habilitet uden det berørte medlems deltagelse.

Stk. 4. Det inhabile medlem forlader mødet under sagens behandling og deltager hverken i drøftelse eller afstemning.

Stk. 5. Procedure ved samhandel efter vedtægternes § 8:

1. Det berørte medlem oplyser interessen skriftligt før mødet.
2. Kassereren indhenter mindst ét sammenligneligt tilbud fra tredjepart. Kan et sådant ikke fremskaffes, redegøres skriftligt for hvorfor.
3. Aftalen forelægges skriftligt med angivelse af ydelse, pris, varighed og opsigelsesvilkår.
4. Beslutningen føres til referat med angivelse af, hvem der deltog i afstemningen.
5. Aftalen føres på samhandelslisten, jf. stk. 6.

Stk. 6. Kassereren fører en løbende samhandelsliste med dato, modpart, ydelse og beløb. Listen offentliggøres på foreningens hjemmeside, opdateres mindst kvartalsvis, og danner grundlag for noten til årsregnskabet efter vedtægternes § 8 stk. 4.

Stk. 7. Er et system anvendt til at forberede en sag konfigureret, trænet eller drevet af et bestyrelsesmedlem eller en nærtstående, behandles forholdet efter samme procedure som en økonomisk interesse, jf. vedtægternes § 8 stk. 6.

§ 7 — Kunstig intelligens

Stk. 1. Denne bestemmelse udgør klassifikationen efter vedtægternes § 10 stk. 2.

Stk. 2. Autonomitrappen:

Stk. 3. Ved anvendelse på N3 og N4 skal beslutningen angive formål, afgrænsning, navngiven ansvarlig, logningsomfang og fremgangsmåde ved tilbagerulning.

Stk. 4. Følgende må ikke behandles over N1, jf. vedtægternes § 10 stk. 4: optagelse og eksklusion af medlemmer, kontingentnedsættelse, ansættelse, afskedigelse, opgavefordeling og vurdering af ansatte, dispositioner efter § 8, samt forslag om vedtægtsændring eller opløsning.

Stk. 5. Kunstig intelligens anvendes ikke i sager om konflikter mellem personer i foreningen, ved den årlige fejlgennemgang, eller i rum hvor deltagerne har grund til at tro, at de alene taler med mennesker.

Stk. 6. Materiale udarbejdet på N2 eller derover mærkes. Prompten opbevares sammen med resultatet og er tilgængelig, når resultatet er det.

Stk. 7. Ansvarlig for systemer fører den offentlige systemoversigt efter vedtægternes § 10 stk. 6 med systemets navn, formål, niveau, driftssted og ansvarlig person. Oversigten opdateres ved hver ændring og gennemgås ved konstitueringen.

Stk. 8. Ved anskaffelse eller væsentlig ændring af et system på N3 eller derover indhenter bestyrelsen skriftlig bekræftelse fra foreningens forsikringsselskab om dækningsforhold.

§ 8 — Organisatorisk sparring

Stk. 1. Bestyrelsen kan anvende kunstig intelligens på N1 og N2 som sparringspartner i forberedelsen af sager. Følgende anvendelser er godkendt:

• Kritisk gennemgang. Inden større punkter behandles, indhentes en gennemgang af oplægget med angivelse af dets svageste led. Gennemgangen skal kritisere, ikke foreslå, og vedlægges dagsordenen også når den er ubelejlig.
• Prøve efter Imagination Sundialen. Planer, ansøgninger og årsprogrammer prøves mod domænerne Rum, Sted, Praksisser og Pagter med ét spørgsmål per domæne, som materialet ikke besvarer.
• Oversættelse. Dagsordener, referater og indkaldelser findes i en hverdagsudgave ved siden af den formelle. Et bestyrelsesmedlem læser oversættelsen igennem før udsendelse.
• Forberedelse af generalforsamling. Sandsynlige spørgsmål og kritikpunkter identificeres på forhånd.
• Udkast til ansøgninger. Førsteudkast til fonde og tilskudsgivere. Aldrig sidste udkast.

Stk. 2. Resultatet af sparring er rådgivende. Det erstatter ikke bestyrelsens drøftelse, og det kan ikke anføres som begrundelse for en beslutning i referatet.

§ 9 — Delegation

Stk. 1. Bestyrelsen kan delegere afgrænsede opgaver til ansatte, frivillige eller udvalg med skriftligt mandat, der angiver opgave, økonomisk ramme og rapporteringspligt.

Stk. 2. Følgende kan ikke delegeres: beslutninger efter vedtægternes §§ 3 stk. 3 og 4, 8, 9 stk. 2, 10 stk. 3 og 13 stk. 1 anden del.

Stk. 3. En ansat koordinator kan disponere op til 10.000 kr. per enkeltdisposition inden for vedtaget budget uden forudgående bestyrelsesbeslutning, med efterfølgende orientering på næste møde.

Stk. 4. Udvalg refererer til et navngivet bestyrelsesmedlem og fører selvstændigt referat.

§ 10 — Retningslinjer for lønnet arbejde

Stk. 1. Retningslinjerne efter vedtægternes § 9 stk. 2 udarbejdes og revideres med deltagelse af mindst tre frivillige, der ikke er medlemmer af bestyrelsen.

Stk. 2. Retningslinjerne skal som minimum tage stilling til: hvilke opgavetyper der kan aflønnes, hvordan lønnede og frivillige opgaver adskilles, og hvordan en frivillig kan overgå til lønnet arbejde uden at det opfattes som forfremmelse.

Stk. 3. Som udgangspunkt tildeles lønnede medarbejdere de opgaver, der ikke kan bæres af frivillighed — herunder regnskab, ansøgningsfrister, opfølgning og rengøring.

Stk. 4. Retningslinjerne ophænges i huset og forelægges den ordinære generalforsamling.

§ 11 — Fortrolighed

Stk. 1. Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt om personoplysninger, personalesager, kontingentnedsættelser efter vedtægternes § 3 stk. 4, og oplysninger om tredjeparters forretningsforhold.

Stk. 2. Tavshedspligten gælder også efter udtræden af bestyrelsen.

Stk. 3. Alt andet er som udgangspunkt offentligt. Bestyrelsen erklærer ikke oplysninger for fortrolige alene af hensyn til foreningens omdømme.

§ 12 — Kommunikation

Stk. 1. Formanden udtaler sig på foreningens vegne. Bestyrelsen kan udpege andre til at udtale sig om afgrænsede områder.

Stk. 2. Et bestyrelsesmedlem, der udtaler sig offentligt om foreningens forhold uden mandat, angiver, at der er tale om en personlig holdning.

Stk. 3. Foreningens regnskab, samhandelsliste, systemoversigt, forretningsorden og husorden er tilgængelige på foreningens hjemmeside uden anmodning.

§ 13 — Evaluering og læring

Stk. 1. Evalueringsmetoden efter vedtægternes § 12 stk. 3 bygger på Inner Development Goals-rammen og Imagination Sundialen. Metoden kan ændres af bestyrelsen, når en bedre findes.

Stk. 2. Der afholdes fejlgennemgang mindst to gange årligt. Deltagerne fortæller om egne fejl, ikke om andres, og der fremsættes ikke løsningsforslag under gennemgangen.

Stk. 3. Følgende måles løbende og indgår i den årlige evaluering: genkomstrate blandt deltagere, henvisningskilde for nye deltagere, antal frivilligtimer, samt CO₂-besparelse fra reparation.

Stk. 4. Deltagerantal opgøres, men anvendes ikke som succeskriterium i beretning eller ansøgninger uden samtidig angivelse af genkomstraten.

Stk. 5. Bestyrelsen evaluerer én gang årligt sit eget arbejde, herunder om denne forretningsorden er blevet fulgt.

§ 14 — Årshjul

Formanden er ansvarlig for, at årshjulets punkter sættes på dagsordenen i rette tid.

§ 15 — Ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft ved vedtagelsen og gennemgås ved hver konstituering.

Vedtaget af bestyrelsen den [dato].

Formand: _____

Ikke juridisk rådgivning. Beløbsgrænsen i § 9 stk. 3, forsikringsbekræftelsen i § 7 stk. 8 og rækkevidden af tavshedspligten i § 11 bør vurderes konkret, når foreningen har ansatte og en fysisk base.

Tilgængelighedserklæring

Se den fulde tilgængelighedserklæring.

Privatlivspolitik

Dataansvarlig: Haslev Innovationshus, CVR 32208746.

Adresse: Kastanievej 1, 4690 Haslev.

Kontakt vedrørende databeskyttelse: ramesh@zieaz.net.

Vi behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for medlemskab, frivilligarbejde og drift af huset. Se den fulde fortegnelse over behandlingsaktiviteter i administrationen (bestyrelsen kan anmode om et udtræk). Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, indsigelse og dataportabilitet — kontakt os via kontaktsiden.

AI-transparens

Se den fulde AI-transparensside med det offentlige AI-register.

Samhandelsliste

Jf. forretningsorden §6 stk. 6 offentliggøres samhandel med bestyrelsesmedlemmers nærtstående her, opdateret mindst kvartalsvis.

Ingen registreret samhandel endnu.

Systemoversigt — AI-systemer i brug

Jf. vedtægternes §10 stk. 6.